Når kemien passer

Implementering af en it-løsning bygger på den kemi, der er mellem mennesker

Af Michael Schøning, projektleder hos datamann A/S

Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES) er en statslig virksomhed under Finansministeriet. Dens ca. 300 ansatte varetager den klart definerede opgave at forsyne Staten med fremtidssikrede kontorarbejdspladser samt opgaven med at bevare og nyttiggøre statens kulturhistoriske skatte i form af slotte og haver.

Deres strategiske målsætning er således klar og velformuleret – og ser man på den første opgave, kan mange læsere identificere sig med den, mens den anden er så speciel og mangesidet, at dens lige ikke findes i nogen anden organisation.

Mangeartede opgaver

Går man dybere ind i organisationen hos SES, forstår man bedre, hvor mangeartede deres arbejdsopgaver er. Foruden selve administrationen findes afdelinger for vagt og rengøring, sikring, teknik, kundekontakt og udlejning, slots- og haverådgivning, slotsforvaltning samt hele statens anvendelse af telefoni.

En spændende, moderne virksomhed tilsat den magi, de mange kulturhistoriske skatte giver. Vi kender vist alle den fornemmelse, man har, når man træder ind i en historisk bygning, f.eks. en kirke eller riddersalen på et af vores mange smukke slotte.

Nyt ejendomssystem

I foråret 2003 gik SES på markedet for at kigge på en ny it-løsning til deres ejendomsadministration. Hos datamann A/S vakte deres forespørgsel glæde. Kernen i den afdeling af datamann, er et resultat af en fusion mellem datamann og WeDo IT A/S, der for år tilbage var leverandør af en lignende løsning til SES. Der var derfor flere kendte ansigter på begge sider af bordet ved de første møder mellem parterne.

Fra begge sider var man spændt på, hvilken udvikling den modsatte part havde været igennem i de mellemliggende år. Nogle af medarbejderne hos SES havde tidligere arbejdet med WeDo§Ejendom version 5, og skulle nu præsenteres for version 7 af samme produkt.

Man kunne hurtig sammenfatte gensynet i to ting: Ja, der var sket et kæmpe udviklingsmæssigt spring - og nej, den fleksible kerne og sikre drift var ikke sat over styr. Som et ekstra plus fik man nu med datamann A/S en stor og velkonsolideret virksomhed som leverandør. Fra datamanns side var det et gensyn med en kunde, der sidst var en styrelse under Boligministeriet og nu virksomhed under Finansministeriet.

Kemien var tilstede

Selv om mange af personerne var de samme, må jeg sige, at forskellen var synlig. Det var en dynamisk og målrettet gruppe, vi mødte, med et klart fokus på sikker drift, arbejdsgange og effektivisering. Allerede fra det første møde var samtalen fri og utvungen, og man følte hurtigt, at vi ikke var modparter, men parter, der arbejdede mod et fælles mål.

Aftalen om levering blev indgået 22. august 2003, og en tidsplan blev lagt med driftsstart 1. januar 2004. En ambitiøs plan vil mange mene, men på begge sider af bordet var man enige om, at det var en realistisk plan, der nok skulle lykkes.

For god orden skyld skal det nævnes, at der er tale om en administration af omkring 1.000.000 kvadratmeter fordelt på 240 ejendomme, udlejet til mere end 140 forskellige ministerier og styrelser. Inden jul 2003 kunne SES køre sin opkrævningskørsel for januar 2004 uden problemer, og driftsstart skete til tiden i forhold til den lagte plan.

Mange fremmede lejemål

Selvfølgelig har der været opgaver undervejs, der har drillet. SES er speciel på ét område, ca. halvdelen af det administrerede areal er fremmede lejemål. Her skal administrationen både opkræve og betale husleje på samme lejemål – ofte med lejemålene sammensat i forskellige størrelser over for de to parter, lejer og ejer.

Når sådanne opgaver skal løses, er leverandørens vigtigste opgave at lytte. Det er medarbejderne, der kan beskrive en opgaves kompleksitet og leverandøren, der skal omsætte dette til enkel og anvendelig teknologi. Hvis den rette kemi ikke er til stede, vil opgaven ikke kunne løses.

Store krav til integration

De mangeartede opgaver hos SES stiller store krav til integration med andre løsninger. Der skal først og fremmest være en 100 procent sikker, korrekt og veldokumenteret integration til virksomhedens økonomisystem baseret på Navision fra Microsoft. Alle revisionsspor skal kunne afstemmes til den mindste detalje.

Dernæst skal relevante data overføres løbende til Kundeportal og hjemmeside, så den udadrettede information er tidstro og ikke kræver ressourcer til stadig opdatering mellem flere adskilte systemer. Her er det en fordel, at man har valgt en løsning baseret på åbne standarder, hvor der nemt kan udveksles data i anerkendte formater.

WeDo§Ejendom er en løsning, der er uafhængig af platform, og den kan afvikles på alt fra en mainframe til en enkeltstående pc – webbaseret, clientserver-baseret eller serverbaseret i et traditionelt intranet.

Kunde med visioner

Når så driftsstarten hos SES er kommet lidt på afstand, er det en fornøjelse at konstatere, at vi også har fået en kunde med visioner omkring deres anvendelse af it. Her signaleres ikke stilstand, men fremadrettede og realistiske visioner for den samlede anvendelse af it i administrationen.

Som leverandør er det en stor udfordring at arbejde med en kunde som SES. Og når kemien passer, er det samtidig en fornøjelse.

Denne artikel har været offenliggjort i Ejendomsforeningen Danmarks blad Huset.

Læs mere om datamanns ejendomssystem eller kontakt datamann.