Anskaffelse og drift af it-løsning

Hvis man vil gribe anskaffelsen af it-system an på en måde, hvor chancen for korrekt valg og smertefri implementering skal være større end fifty-fifty, er der ingen vej udenom: Man skal mestre sammenligningens svære kunst.

Af Michael Schøning, projektleder hos datamann A/S

Total Cost of Ownership eller TCO - undskyld den engelske indledning, men "Den Totale Udgift ved Ejerskab" har ikke den samme klang. Ikke desto mindre er det nok en af de vigtigste parametre for anskaffelse og indførsel af ny teknologi i ejendomsadministration i dag.

Det er samtidig også en svær størrelse, for den består af mange elementer, hvoraf nogle ikke umiddelbart kan sættes i relation til selve løsningen. Hvis vi overordnet antager, at de løsninger, der udbydes af seriøse leverandører, er i stand til løfte den administrative opgave, så lad os, ud fra en "alt andet lige" betragtning, gennemgå de forhold, som har indflydelse på TCO.

Den traditionelle anskaffelsesproces

De fleste, der skal indføre en ny it-løsning i deres organisation, griber det an på en meget forudsigelig måde. De identificerer to – tre udbydere på markedet, får hvert system demonstreret af leverandøren og modtager herefter et tilbud fra hver, som man så sammenligner:

• Opfylder løsningen vores opgavemæssige behov?

• Hvad er den totale anskaffelsespris?

• Hvad er de løbende udgifter til direkte drift (service, hotline og opdateringer)?

• Hvilken løsning syntes man bedst om?

Alt sammen både væsentlige og relevante spørgsmål, men hvordan skal de besvares, og er man selv i stand til at besvare dem? Mange vælger her at tage endnu en demo- og tilbudsrunde med én – to af udbyderne for at få be- eller afkræftet nogle af de opfattelser og ubesvarede spørgsmål, man måtte stå med. Det er sikkert, at fra leverandøren vil man kun møde bekræftelser, for det er han skolet til i denne fase, så i bedste fald hviler en anskaffelse efter denne model på tilfældigheder, og chancen for det rigtige valg er fifty-fifty.

Sammenligningens svære kunst – del 1

Hvis man vil gribe sin anskaffelse an på en måde, hvor chancen for et korrekt valg og efterfølgende smertefri indførsel skal være større end fifty-fifty, er der ingen vej udenom. Man skal mestre sammenligningens svære kunst – eller alliere sig med en, der mestrer den.

Allerførst skal man stille sig selv nogle spørgsmål omkring det, man ønsker at købe – gør man ikke det, er man et nemt offer for en smart sælger, der hurtigt skaber behov og ønsker, man ikke vidste, man havde.

Før man sammenligner noget som helst, skal man derfor lige have nogle rammer på plads:

• Lav en målsætning for din anskaffelse og opsæt nogle kriterier for, hvornår mål og delmål er opfyldt

• Identificér nogle referencer, som anvender den løsning, du ønsker oplysninger om, og som du har tillid til

• Alliér dig med en eller flere rådgivere, som besidder viden på områder, hvor du selv står svagt.

Det lyder da meget nemt, ikke sandt – men det er det ikke – så vi tager dem lige igen én ad gangen.

1. Egen målsætning

En målsætning kunne f.eks. lyde således: "De årlige udgifter til it skal reduceres med 25 procent, og den tid, der anvendes på opkrævningskørsler, reguleringer og varslinger, skal reduceres med 50 procent. Dette skal muliggøre en øgning af den administrerede mængde lejemål pr. medarbejder med 25 procent." Når denne målsætning er opfyldt, vil resultatet kunne aflæses direkte i virksomhedens regnskab.

2. Relevante referencer

Fra enhver udbyder bør man kunne få en komplet referenceliste, der viser hvor dennes løsning er i drift. Tag aldrig den første og bedste reference fra listen eller den, som leverandøren anbefaler dig at tage kontakt til. Det bedste er, hvis du kan finde en virksomhed, der er direkte sammenlignelig med din, hvor du samtidig kender personer, der ærligt vil besvare dine spørgsmål.

3.Vælg dine rådgivere med omhu

Det kan godt være, at din kones fætter ved en masse om computere, men hans viden omkring komplekse brancheløsninger er sikkert begrænset. Det kan også godt være, at din revisor vil pege på en bestemt løsning, fordi den er baseret på et standard økonomisystem, men er dette en fordel for din virksomhed, eller er det mest til gavn for ham selv?

Det er bedst, hvis alle disse ting er fastlagt, inden man får en demonstration fra de påtænkte udbydere, så ens målsætninger ikke farves af personer, hvis eneste målsætning er at sælge dig netop deres løsning.

Sammenligningens svære kunst – del 2

Det, der skal sammenlignes, skal først klassificeres som sammenligneligt, og derefter deles op i nogle mindre enheder. Når dette er gjort, kan man vurdere, hvor ens ressourcer i købsprocessen skal bruges. Alle ved, at man ikke kan sammenligne æbler og pærer, så lad os lige kigge på to teknisk forskellige løsningskoncepter:

1. En løsning baseret på ASP

ASP er igen en af disse amerikanske forkortelser, som it-branchen er så glad for. Det står for Applikation Service Provider, og på godt dansk er det dét, der i gamle dage hed en servicebureauløsning. Her stiller leverandøren driftskapacitet til rådighed på en ekstern server, som du så er sikret adgang til via internettet eller leverandørens eller dennes samarbejdende teleselskabs eget netværk. Her er der én overordnet vigtig parameter: Leverandørens og dennes samarbejdspartnernes evne til at overleve.

En ASP-leverandør skal være en særdeles økonomisk sund virksomhed, før det kan anbefales, at man betror hele sin virksomheds it-drift til vedkommende. Man kan argumentere, at man kun hæfter med den løbende betaling og derfor har en overskuelig økonomisk risiko, men intet er mindre sandt. Den omkostning, som anvendes til idriftsætning og uddannelse, er den samme som ved køb af en løsning, og den er 100 procent spildt, hvis leverandøren lukker.

Selve løsningens indhold kan sammenlignes efter samme kriterier som ved traditionelle løsninger, så der er ingen grund til specielle forholdsregler, når vi snakker om ASP.

2. En løsning baseret på udstyr leveret og opstillet i din virksomhed

Dette er fortsat den traditionelle løsningsform med en eller flere centrale servere opsat i din virksomheds lokalnet og pc'ere tilsluttet fra de enkelte brugeres arbejdspladser.

a. Maskinel

Her kan man groft taget skelne mellem server og arbejdspladser (pc'ere). Hvis de i konfiguration og pris er næsten ens de forskellige tilbud imellem, er det ikke her, man skal bruge sine ressourcer. Nyt it-udstyr er i dag så standardiseret og kraftfuldt, at sammenligninger ofte kun er en relevant og yndet disciplin for nørder. På serveren bør der være sikkerhed i form af spejlede diske (raid), UPS (mod strømsvigt) og en backupløsning, der passer til serverens samlede kapacitet. Pc’erne bør kunne afvikle en officepakke på fornuftig vis, så dine medarbejdere er sikret mod urimelige svartider.

En ting bør dog vække bekymring. Hvis en løsning kræver særligt kraftige servere og pc'ere, tyder det på en løsning baseret på programmel, der kan have problemer med rimelige svartider og langsom daglig drift. Det er ofte ensbetydende med unødvendig udskiftning af i øvrigt velfungerende udstyr, som sagtens kunne være anvendt adskillige år frem.

b. Programmel

Her skelner vi igen mellem de klassiske komponenter fra en standard officepakke og så den egentlige brancheløsning til jeres ejendomsadministration. Det første er nemt nok, det er hyldevare og bør stort set være ens i pris og sammensætning fra de forskellige leverandører.

Sværere er det med selve det administrative programmel, hvordan gør man det? Det vigtigste er at bevare fokus på de arbejdsprocesser, som udgør 90 procent af det daglige brug. Det nytter jo ikke noget, at et system indeholder en smart gimmick, og så er flere timer om at opdatere husleje 1000 lejemål. Man skal virkelig ind til benet med disse ting, for det er her, de store udgifter eller indtægter ligger, alt efter om man vælger forkert eller rigtigt.

Det er vigtigt at checke, hvor store datamængder, der arbejdes med under en demonstration. Hvis de ikke er realistiske, er der intet grundlag for at bedømme en fremtidig drift. Bliver der kun lavet mundtlige tilsagn omkring drifttider med bestemte datamængder, så forlang, at det skrives ind i såvel tilbud som en eventuel senere aftale.

Lad os lige tage de mest oplagte ting igen:

• Hvor lang tid tager det at danne en PBS-opkrævning på 2.000 lejemål?

• Hvor hurtigt kan man søge på en beboer og få dennes kort frem?

• Kan alle funktioner betjenes uden brug af mus?

• Hvor hurtigt er det at skifte fra et program til et andet?

• Hvordan gennemføres en lejeregulering og f.eks. en regulering af omkostningsbestemt husleje?

• Virker programbilleder logiske i deres opbygning og sammenhæng?

Det kan ikke siges ofte nok – det er i det daglige arbejde gevinsten ved en it-løsning skal findes.

c. Installation, uddannelse, opstartsassistance og efterfølgende support

Dette er den sidste fase i sammenligningen. Hvordan vurderer man leverandørens evne til at levere og indkøre sin løsning i din virksomhed?

Her er der to enkle måder:

• Gå tilbage til referencerne og igen helst én, du kender godt, og spørg så, hvordan opstarten gik, og hvor lang tid det tog. I restaurationsbranchen siger man, at ”nogenlunde” - det er halvt fordærvet”. Så hvis svaret er ”det gik nogenlunde”, så er det ikke godt nok.

• Få skrevet i såvel tilbud som aftale, at ”...den samlede kontraktsum er den aftalte faste pris for indførsel af it-løsningen som beskrevet. Der kommer ikke yderligere omkostninger, medmindre der indgås særskilte aftaler herom.” Kan dette ikke lade sig gøre, ender man hurtigt i en salami-løsning, hvor konsulentregning efter konsulentregning følger den ”faste pris”, som aftalen lød på.

Det er bevist, at meget få er villige til at indrømme et forkert valg eller en forkert beslutning, så især med hensyn til referencerne skal man virkelig være kritisk.

Sammenligningens svære kunst – del 3

Nu troede I måske lige, at vi var færdige, men der er én sidste ting, vi skal kigge på. Leverandøren skal lige have et eftersyn.

Er det en økonomisk sund virksomhed?

It-branchen gik gennem nogle hårde år oven på jubelåret op til år 2000, og mange virksomheder fik rigtig ondt i økonomien. I dag er det nemt at checke en virksomheds økonomi, da mange dagligt anvender kreditvurderingsprodukter fra f.eks. Købmandstandens Oplysningsbureau eller tilsvarende. Jeg siger ikke, at leverandøren bør være AAA-rated, men hvis leverandøren lukker, kan det være den dyreste løsning, du nogensinde har valgt.

Er det fornuftige og fagligt kompetente mennesker, du er i kontakt med?

Det drejer sig om tillid og kemi, og begge dele skal være tilstede. Husk på, at disse mennesker skal være dine rådgivere og samarbejdspartnere i it-spørgsmål i forhåbentlig rigtig mange år frem i tiden.

Har du mødt de mennesker, der skal levere og supportere din løsning?

Mange steder kommer der et nyt hold på banen, når først kontrakten er underskrevet. Hvis det er sådan, så få dem frem i lyset, inden aftalen indgås. Tjek f.eks., hvor længe de har været ansat hos leverandøren. Hvis der er en stor udskiftning af personalet hos din leverandør, vil kvaliteten i leverancen være væsentlig lavere, end hvis det modsatte var tilfældet. Sørg derfor altid for, at der er nævnt en salgsansvarlig og en systemansvarlig projektleder for din installation.

Hvad er leverandørens visioner inden for markedsområdet?

Leverandørens evne til at skabe konkurrenceforbedrende faciliteter til din virksomhed er en vigtig forudsætning for din fremtidige placering i markedet.

Det var vist det hele – nemt, ikke sandt?

Held og lykke med det!

Denne artikel har været offenliggjort i Ejendomsforeningen Danmarks blad Huset.

Læs mere om datamanns ejendomssystem eller kontakt datamann.