It-system til autobranchen - detaljer


Autoforhandlersystemet AutoVision

AutoVision er Vitec Datamanns it-system til autoforhandlere. Det kaldes også et autoforhandlersystem eller dealer management system, ofte forkortet dms-system.

Komplet it-system

Uanset betegnelsen er AutoVision et komplet it-system til bilbranchen, herunder lastvognsforhandlere, lastvognsværksteder og forhandlere af brugte biler.

Med AutoVision er det nemt for autofirmaer og autoværksteder at klare den daglige administration via computere og netværk.

It-systemet vokser med virksomheden

It-systemet er opdelt i moduler, som kan sammensættes efter behov, og udvides i takt med, at autovirksomheden vokser.

Nøgleord om AutoVision:

  • Et dansk it-system med dansk brugervejledning, skræddersyet til danske bilforhandlere
  • Udviklet i tæt samarbejde med førende danske bilforhandlere
  • Indeholder uanede muligheder, men er samtidigt enkelt, logisk og funktionelt opbygget
  • Fleksibelt og skalérbart. Håndterer kravene fra den mindste til den største forretning og er født til at vokse med virksomheden
  • Fremtidssikret. Det kan afvikles på flere forskellige platforme, herunder Windows, Unix, Linux m.v.
  • Supporteres og videreudvikles af Vitec Datamann, som har mange års erfaring og er blandt de førende leverandører af it-systemer til bilforhandlere.

Nemt og fleksibelt it-system

På trods af dets mange funktioner er AutoVision nemt at arbejde med for brugerne. En logisk og intuitiv opbygning gør, at man hurtigt kan tage it-systemet i brug.

It-systemet er så fleksibelt, at det dækker behovet fra den helt lille virksomhed med en enkelt arbejdsplads til den store virksomhed med mange afdelinger og flere hundrede arbejdspladser.

It-systemet leveres med følgende standardmoduler:

  • Finans
  • Debitor
  • Kreditor
  • Vognsalg
  • Værksted
  • Lager
  • Reklamationer
  • Servicekontrakter.

It-systemet leveres med følgende tillægsmoduler:

  • Koncern
  • Stregkode - lager
  • Løn
  • Rapportgenerator
  • Integration til Microsoft-Office (ODBC)
  • Elektronisk ind/udbetaling
  • Kommunikation importør/kollega/dc2000
  • Nem sms- og e-mail til kunderne
  • Elektronisk planlægningstavle - Carsoft Planner.
  • DækHotel
  • Integration Autobook

Desuden findes en lang række specifikke tillægsfaciliteter, alt efter hvilket bilmærke der er tale om.

Tredjepartsprodukter

Vitec Datamann har gennem mange år opbygget et tæt samarbejde med udvalgte leverandører og kollegaer, der hver på sit felt hører til blandt de bedste og mest udbredte i branchen.

Alle disse tredjepartsprodukter er fuldt integreret med AutoVision. Derfor kan it-systemet udbygges til næsten alle tænkelige muligheder. Vitec Datamann står naturligvis inde for den samlede løsning.

Muligheder med tredjepartsprodukter er f.eks:

  • CRM (Customer Relation Management)
  • Tidsregistrering med stregkoder
  • Booking/værkstedsplanlægning
  • Olieaftapning
  • Finansiering/slutsedler
  • Skadetaksering (Autotaks)
  • Elektronisk formular
  • Elektronisk udskriftsarkiv
  • E-business.

Salgsafdelingen

Salgsafdelingen opretter og vedligeholder nye og brugte vogne. En lang række faciliteter giver gode muligheder for at styre levering, opbygning og salg.

Detaljeret registrering af oplysninger gør det muligt at fastholde historikken, og integrationen med de øvrige moduler leverer en række nyttige oplysninger om kunden, om værkstedsbesøg og eventuel servicekontrakt.

Kort sagt, hele den komplicerede og detaljerede række af oplysninger er tilgængelig, og kan kaldes frem via flere forskellige indgange.

Sælgerarbejdsplads

Bag betegnelsen sælgerarbejdsplads ligger dels en integreret måde at håndtere vognsalg på, dels et omfattende CRM-system til kunde/emnestyring.

Via brugervenlige skærmbilleder håndterer systemet i én arbejdsgang alle relevante indtastninger, beregninger og udskrifter, lige fra slutseddel til vognfaktura.

Samtidig med slutsedlen kan man udskrive diverse ekstra udskrifter, f.eks. flådeejererklæring, forsikringsbevis, erklæring om anvendelse af gulpladebiler, panthaver-deklaration, erklæring om tilkoblingsanordning, anmeldelse til syn m.v.

Udskrifterne sker enten automatisk, fordi de indtastede oplysninger kræver én eller flere af disse udskrifter, eller fordi brugeren selv har bedt om det i forbindelse med indtastningen.

Integreret CRM-modul

CRM står for Customer Relation Management, altså et system som bl.a. holder styr på og arkiverer al kontakt (telefon, brev og e-mail) med og information om kunder/emner. Man kan nemt genfinde og holde orden på aftaler, korrespondance m.v.

CRM-modulet kan automatisere og styre kampagner, f.eks. via et såkaldt kampagnetræ, som gør det muligt at differentiere behandlingen af kunderne, f.eks. afhængigt af svarene i et spørgeskema eller afhængigt af den bilmodel, som kunden allerede har.

Som en lille detalje kan nævnes, at køresedler kan indtastes og udskrives via CRM-systemet; en nem lille genvej til hurtig og sikker registrering af data.

Værkstedet

Når kunden henvender sig til værkstedet oprettes arbejdskort og værkstedsordre med nogle få tastetryk, og umiddelbart efter er samtlige oplysninger på bilen og kunden, inklusiv diverse specialaftaler m.m. tilgængelige for medarbejderen på værkstedet - og for alle andre brugere af systemet.

Reservedelslageret har straks herefter mulighed for at reservere/påføre reservedele. Systemet tager automatisk hensyn til kundens eventuelle rabat, aktuelle kampagner eller andet, der måtte være relevant.

Indtil den endelige fakturering af ordren kan de enkelte ordrelinjer redigeres eller flyttes til en ny eller anden ordre, og alle fakturaer indgår i den såkaldte sygejournal, der indeholder al historik omkring vognen.

Systemet kan naturligvis håndtere fastpris. Der er mulighed for at oprette et utal af operationsnumre, der kan styre fastpris, rabatter, afgifter etc. Der er også mulighed for både at oprette egne og/eller importere færdige kit-sæt.

Booking og tidsregistrering

De integrerede booking- og tidsregistreringsmoduler sikrer optimal styring og udnyttelse af værkstedet og dets ressourcer. De enkelte arbejdskort overføres elektronisk til både booking- og tidsregistrering, og al efterfølgende behandling sker i overskuelige og logisk opbyggede, grafiske skærmbilleder.

Opgaver og ressourcer dsiponeres hurtigt og nemt, og man kan danne sig et overblik over status for de enkelte opgaver og/eller den enkelte mekaniker.

For nøjagtig måling og for at minimere fejl foregår dataopsamlingen på værkstedet primært via stregkoder. De opsamlede data giver mulighed for at udtrække en række oplysninger, herunder produktivitets-, effektivitets og tomgangsanalyser.

Kontakt med importør/fabrik

Et avanceret reklamationsmodul giver mulighed for at behandle reklamationer hurtigt og effektivt, sende dem til importør og følge op på dem.

Via direkte adgang til importør- eller fabrikssystemer er der mulighed for at overføre og modtage information online, f.eks. prisopdateringer, forespørgsler om nye biler, fælles sygejournaler m.m. ligesom reservedelsafdelingen har mulighed for at forespørge på reservedele, ordrebestilling og opfølgning.

Reservedelslager

Lageret kan påføre reservedele direkte på arbejdskortet, og via et avanceret lagerstyringssystem sikres det, at de rigtige varer til den rigtige pris og i den rigtige mængde er til stede på rette tid.

Lagerstyringssystemet kan håndtere både minimum og maksimum lager, bestillingspunkter, nulordre m.v. - evt. differentieret for den enkelte leverandør.

Det er ikke nødvendigt at benytte samme lagerstyringssystem for alle varer. Der er næsten uanede muligheder for rabatstrukturer og -matricer, ligesom kunder kan tildeles forskellige profiler i forbindelse med køb. Kit-sæt kan oprettes som pakkeløsning og dermed forenkle arbejdsgangen for værksted og lager.

Intelligente stregkodelæsere

Programmerede eller såkaldte intelligente stregkodelæsere kan benyttes i forbindelse med lageroptælling og påpladslægning af købte varer.

Ved lageroptælling udlæses lageroptællingslisten elektronisk til stregkodelæseren. Optællingen kan herefter foregå enten i lokationsorden foreslået af stregkodelæseren eller ved at skyde stregkoden for den enkelte vare i den rækkefølge, man nu finder det mest hensigtsmæssigt.

Korrektioner, herunder lokation og antal, ændres direkte på stregkodelæseren. Den korrigerede optællingsliste tilbagelæses herefter til systemet, som automatisk foretager de registrerede ændringer og tilhørende bogføringer for lageret.

Påpladslægningen foregår tilsvarende ved udlæsning af indkøbsordrer til stregkodelæseren. Herefter skydes de enkelte varer på ordren, og man kan med det samme konstatere både restordrer og eventuelle forkerte/manglende leverancer.

Registrerede og evt. redigerede ordrer tilbagelæses til systemet, som efterfølgende selv opdaterer ordrer-, restordrer- og lagerbeholdninger og foretager den nødvendige bogføring.

Service og reparationsmodul

Service- og reparationsaftalemodulet giver mulighed for at oprette og styre service- eller vedligeholdelseskontrakter.

Aftalerne kan oprettes fleksibelt og detaljeret afhængigt af den enkelte aftale, og følges nøje med henblik på rentabilitet, kilometeropgørelse og eftersyn.

Opkrævninger udskrives f.eks. månedsvis, og der er mulighed for manuel justering af de månedlige ydelser, ligesom der er mulighed for indeksregulering m.v.

Koncernfaciliteter

Som en overbygning til standardudgaven af Autovision tilbydes en pakke med en række koncernfaciliteter, primært rettet mod forhandlere med flere fysiske og/eller juridiske selskaber.

Koncernoverbygningen indeholder bl.a.:

  • Fælles debitormasse
  • Debitorindbetalinger foretages til et hovedfirma og fordeles derefter automatisk ud i de enkelte firmaer
  • Åbent postsystem på debitorer håndterer automatisk indbetalinger via FIK eller manuelle indbetalinger
  • Koncernregnskab. Viser bl.a. alle afdelingers periodetal på samme balance
  • Fælles registreringsnummerkartotek. En kundebil oprettet i ét firma kan benyttes i alle firmaer. Alle oplysninger, der findes på registreringsnummeret, vil kunne ses og redigeres i alle firmaerne
  • Fælles sygejournal så bilen kan følges af værksted samt reservedels- og salgsafdelingerne i alle firmaer
  • Fastprissystem. Alle opdateringer og ændringer, der foretages i ét firma, er gældende i alle firmaer
  • Fælles medarbejderkartotek så alle medarbejdere har samme nummer i alle firmaer. Medarbejdere kan frit flytte rundt imellem afdelingerne
  • Central budregistrering på byttebiler, så kunden ikke kan "shoppe" i koncernen.

Rationaliseringsgevinster

Ud over de traditionelle koncernfaciliteter, som koncernregnskab og benchmarking, er det ikke mindst i det centrale debitorbogholderi, at der kan opnås rationaliseringsgevinster.

Selvom kunden handler flere steder i koncernen, får han kun ét kontoudtog, der viser, hvor, hvornår og hvor meget, han har handlet hvert sted - som det kendes fra benzinselskaberne.

Kunden skal kun indbetale ét samlet beløb til det valgte hovedselskab, hvor man styrer det centrale debitorbogholderi. Her kan man i ét og samme program, og i én og samme arbejdsgang, udligne de enkelte poster, som kunden ønsker betalt – på tværs af firmaerne.

It-systemet sørger selv for at lave de nødvendige posteringer på mellemregningskonti m.v. Nemt for kunden og nemt for virksomheden.

Nem sms og e-mail til kunden

Når en bil er klar til levering, kan det ikke gå hurtigt nok med at fortælle det til kunden. Ved at trykke på én knap i AutoVision kan du oprette en sms-besked eller e-mail med kundens telefonnummer eller e-mailadresse.

Hvis det er en sms-besked, kan du gøre brug af forskellige forvalgte tekster, som du selv kan lave, eller du kan skrive din egen tekst hver gang. Vælger du e-mail, åbnes en ny besked i Outlook, og du skriver din egen tekst. Nemmere og hurtigere kan det ikke blive.

Elektronisk planlægningstavle - Carsoft Planner

Med Carsoft Planner har du overblik over alle aktiviteter og kan udnytte kapaciteten i din virksomhed 100 procent. CarSoft Planner er opbygget som en elektronisk udgave af en manuel planlægningstavle med integreret tidsregistreringssystem og mulighed for at planlægge på alle pc'ere i netværket.

Når man opretter arbejdskort, bliver de enkelte job automatisk oprettet i Carsoft Planner. Når jobbet er færdigt, rapporteres den brugte tid tilbage i AutoVision. Den fleksible opsætning giver mulighed for at oprette filialer, afdelinger, personer, udlejningsbiler osv
Se demo.

Skræddersyet til din forretning

Dette er kun et begrænset indtryk af de faciliteter, AutoVision tilbyder. Der er mulighed for at kombinere med yderligere moduler og bilmærke-specifikke tillægsfaciliteter. Derfor er AutoVision ikke alene skræddersyet til din branche, men kan tilpasses præcist til den enkelte forretning.

Hotline og serviceaftaler

Vitec Datamann tilbyder serviceaftaler inklusiv Hotline, der sikrer omgående hjælp, når du har brug for det. Via serviceaftalerne er du også sikret løbende opdatering og videreudvikling. Læs mere om Vitec Datamanns service.

Hvorfor vælge Vitec Datamann som it-leverandør?

Når du skal finde en leverandør af it-system, er det vigtigt, at valget falder på en virksomhed, der kender din branche, og som vil være tilstede mange år fremover.

AutoVision er udviklet specielt til autobranchen, og vores ansatte har et indgående kendskab til branchen. Det betyder, at vi taler samme sprog som vores kunder.

Vitec Datamann været i branchen siden 1977 og er kendt for sine brancheløsninger baseret på nyeste teknologi og med stabil drift. Se også Vitec Datamanns firmaprofil.

Mere information om autoforhandlersystemet

Kontakt Vitec Datamann for yderligere oplysninger.